Via: Acorde Cultural
Ao organizar eventos corporativos é preciso um bom planejamento de todas as etapas até que o show, palestra ou qualquer outro evento aconteça efetivamente.
A logística é uma das etapas essenciais para que tudo dê certo nos eventos corporativos, pois pode ser necessário buscar móveis e equipamentos, e até mesmo os palestrantes e participantes.
Hospedagem, locomoção pela cidade até o local onde acontecerá o evento, tudo isso faz parte da logística, inclusive nos eventos corporativos.
Pense que para que tudo dê certo e os participantes elogiem o que foi feito, apenas ter bons palestrantes ou um bom espaço não é suficiente, mas também é preciso pensar em outros pequenos cuidados que fazem toda a diferença.
Descubra agora como fazer uma logística efetiva em eventos corporativos e exceda as expectativas de todos os envolvidos!
PLANEJAMENTO PARA EVENTOS CORPORATIVOS
Tudo começa no planejamento, inclusive a logística de seu evento. O que vai ser necessário para que ele aconteça Virão palestrantes de outra cidade ou país? Você será responsável por sua hospedagem e locomoção até o local do evento? O local do evento já conta com tudo que é necessário ou será preciso transportar móveis e equipamentos? Os participantes terão acesso a transporte gratuito? Haverá recepção e alimentação no local?
Essas são apenas algumas atividades que fazem parte de um evento corporativo. E antes de tudo é preciso anotá-las num papel. Com dados de quantidade e também quais empresas serão responsáveis por cada atividade.
DEFINA UM LOCAL PARA INFORMAÇÕES
O objetivo de qualquer evento é fazer com que as pessoas tenham conhecimento sobre ele e compareçam. Hoje, a melhor forma de resolver essa divulgação e tira dúvidas é através de um site ou página do Facebook.
Lá os interessados poderão encontrar dados como endereço, inscrições, local e hora a ser realizado, o que é necessário para participar do evento. Além disso é possível disponibilizar um e-mail ou inbox para que possíveis dúvidas sejam esclarecidas.
LISTA DE CONVIDADOS E CONFIRMAÇÕES DE PARTICIPAÇÃO
Tenha controle sobre a quantidade máxima de participantes que seu evento corporativo pode receber. Incluindo palestrantes e convidados especiais.
Determine até quando as inscrições podem ser recebidas, com o intuito de evitar superlotação ou outros problemas de inscrição.
PRODUÇÃO DE MATERIAL DE DIVULGAÇÃO
A internet é uma ferramenta interessante para atingir os possíveis participantes do evento. Ainda assim não se contente apenas com a divulgação online e trabalhe em outras formas de tornar seu evento conhecido.
Folders, folhetos, banners e até mesmo anúncios são algumas das formas de divulgar o evento corporativo que você está promovendo.
Convites a personalidades, patrocinadores ou até mesmo aos palestrantes também são desenvolvidos nessa etapa. É preciso elaborar algo que chame a atenção, que pode ser feito por e-mail ou através de carta.
ORÇAMENTO PARA EVENTOS CORPORATIVOS
Esteja atento ao orçamento disponível para a realização do evento. Afinal, você precisará promover algo de qualidade com o dinheiro que estiver a sua disposição.
Dentro do orçamento também entram questões como se haverá taxa de inscrição para a participação, pois essa parte também envolve o gerenciamento de caixa.
TRANSLADOS E TRANSPORTE DE EVENTOS CORPORATIVOS
Há materiais a serem transportados para o evento? Cabe a você a responsabilidade de levar palestrantes e personalidades ao local?
Cuide de assuntos como translado e transporte. Determinando qual o horário em que a pessoa deverá estar presente em seu evento e também cuidando com os detalhes de sua chegada.
Se a empresa disponibiliza algo como transporte gratuito para os participantes, isso também precisa ser observado de perto e informado corretamente a quem irá comparecer.
O mesmo vale para os materiais. É preciso que tudo esteja no local no dia e horário a ser realizado o evento.
CONTROLE E SUPERVISÃO DE FORNECEDORES
É provável que o evento corporativo conte com coffee break, recepção, serviço de limpeza, de informações e também segurança.
Normalmente esses serviços são terceirizados e é preciso supervisionar e controlar para garantir que o que foi acordado em contrato seja cumprido.
Fonte: Acorde Cultural | www.acordecultural.com.br
Postado por: Central Brasileira de Shows | www.centralbme.com.br