Via: Acorde Cultural
Saber como fazer o correto planejamento de eventos é o segredo de se tornar um profissional de sucesso nesse segmento.
O momento de planejar é o mais importante, pois funciona como a base do que vai acontecer, assim, se houver falhas nessa hora, as chances do evento ser um desastre são grandes.
Já se o planejamento for completo, não forem deixadas informações de lado e, ainda por cima, forem previstos possíveis problemas está garantida a realização de um evento da forma que foi imaginada.
Hoje em dia, a organização de eventos está se profissionalizando e, assim, mais pessoas migram para essa área.
Embora a pessoa que deseja investir no segmento não precise ter uma formação específica é importante que tenha experiência no planejamento e na organização de eventos.
Já um diferencial desse profissional é conhecer o segmento no qual o evento será realizado. Ou seja, quem apostar na carreira de organização de casamentos já deve ter trabalhado em eventos desse tipo.
O mesmo serve a quem vai atuar na organização de seminários. Para obter essa experiência, a pessoa pode ter integrado equipes que davam suporte ao evento ou mesmo ter sido auxiliar de um organizador.
Porém, nada impede que um profissional com pouca experiência prática obtenha sucesso desde que busque muita informação para se capacitar.
COMO FAZER PLANEJAMENTO DE EVENTOS DE FORMA EFICAZ
Mesmo que eventos em áreas diferentes, como casamentos, seminários, grandes shows, eventos corporativos, festas, etc, tenham as suas peculiaridades, de forma geral alguns aspectos são recorrentes.
Para montar um planejamento completo, o organizador deve fazer algumas perguntas, as quais servem como base da organização.
Segue uma lista com as principais perguntas que devem ser feita no início do planejamento:
– Qual o objetivo?
– Qual o público?
– Quais serão as atrações (o que vai acontecer, pessoas convidadas)?
– Quando será realizado?
– A que horas será realizado?
– Aonde será realizado?
– Quanto posso investir (ou quem me contratou)?
– Como vou divulgar?
– De quem eu preciso?
Ao responder essas perguntas, você vai ter praticamente todo o planejamento, sendo que conforme o tipo de evento algumas perguntas não são necessárias.
Já em outras ocasiões pode haver a necessidade de mais perguntas, como:
– Os participantes devem pagar? Quanto?
– Como e onde conseguir patrocínio?
– O que vou oferecer aos convidados (comes e bebes)?
– Qual a duração?
– De quais equipamentos eu preciso?
– E em caso de chuva, como fazer?
DICAS PARA PLANEJAR EVENTOS BEM SUCEDIDOS
Conforme o tipo de evento e a sua dimensão é de extrema necessidade que haja uma equipe de apoio.
Além disso, recomenda-se que mesmo pequenos eventos não sejam organizados por apenas uma pessoa, já que a sobrecarga de trabalho pode afetar a qualidade do evento. Mesmo assim é preciso que o organizador concentre todas as informações.
A ele também cabe à função de esclarecer os envolvidos na organização sobre os objetivos do evento, bem como acompanhar o andamento dos preparativos, orientar os ajudantes e mesmo cobrar quando os prazos não forem respeitados.
Por falar em prazos, em tese, quanto maior um evento, com mais antecedência deve iniciar o seu planejamento.
Nele devem constar quais os prazos de cada etapa, pois algumas partes da organização dependem que outras sejam finalizadas.
Ou seja, para iniciar a divulgação, por exemplo, é preciso que informações como data, local e horário estejam definidas. Vale lembrar que o planejamento de eventos faz parte da fase de pré-evento, sendo que há a fase do evento em si e o pós-evento.
A segunda fase abrange a realização do evento e o pós-evento constitui os resultados obtidos (feedback) e uma avaliação.
Mesmo que o evento já tenha ocorrido é de extrema importância que o organizador faça uma avaliação com a sua equipe sobre o que deu certo e quais foram os erros. Dessa forma, fica muito mais fácil detectar os problemas antes que eles aconteçam numa próxima vez.
Fonte: Acorde Cultural | www.acordecultural.com.br
Postado por: Central Brasileira de Shows | www.centralbme.com.br