Via: Acorde Cultural
Quando se fala em fornecedores para eventos, muitas pessoas, logo associam isso à palavra “imprevistos”. Embora existam fornecedores de alta qualidade com os quais é possível planejar eventos sem medo de ter surpresas desagradáveis, é possível chegar a eles apenas quando são tomados alguns cuidados.
Eles vão garantir o sucesso das negociações com os fornecedores e, por consequência, do seu evento. Ou seja, é necessário saber como fazer a gestão de eventos a aprender a lidar com fornecedores, tanto em relação à seleção deles, negociação sobre prazos e procedimentos, solicitação de orçamentos e contratos completos e detalhados.
Também é imprescindível saber como se relacionar com as pessoas e mesmo fazer uma avaliação final do serviço prestado. Desse modo, após colocar tudo no papel a respeito do seu evento, a chamada fase de planejamento, está na hora de delegar funções. É aí que entram os fornecedores.
Isso porque muitos itens, inclusive, serviços para o evento precisam ser terceirizados. O melhor é listar separadamente o que tem que ser contratado. Pode entrar na lista o serviço de buffet, pessoal para operar equipamentos de som e imagem, fotógrafos, pessoal da limpeza, seguranças, agência de publicidade, empresa para a impressão dos convites/ingressos, entre outros. Tudo isso depende do tipo de evento que você está gerindo.
DICAS PARA A GESTÃO DE FORNECEDORES PARA EVENTOS
Quem já está no ramo dos eventos há algum tempo, provavelmente, já sabe quais são os melhores fornecedores para cada tipo de evento. O problema é quando se é iniciante nessa área, sendo que o indicado é buscar informações sobre todos os fornecedores necessários antes de contratá-los.
Você pode conversar com um promotor de eventos mais experiente e demais pessoas que já contrataram os fornecedores que você precisa. Na internet também é possível buscar a opinião dos seus clientes, sendo que conforme o tipo de evento e de fornecedores, às vezes, a melhor fonte de informação é o boca a boca mesmo. Ao mesmo tempo em que você pesquisa a reputação dos fornecedores com os quais pretende trabalhar, é preciso fazer uma lista bem completa do que você quer de cada um deles e enviar para as empresas a fim de obter os respectivos orçamentos.
Já no momento da decisão você deve considerar as informações que reuniu sobre o fornecedor, qual o valor do seu orçamento e quais os pontos fortes de cada um. Nem sempre o orçamento mais baixo indica que o fornecedor é precário, como o mais caro pode não ser o melhor. É preciso colocar tudo na balança e ver o que vale mais a pena. No entanto, aqueles preços muito discrepantes podem ser um sinal de que existe alguma coisa errada.
O QUE MAIS CONSIDERAR AO BUSCAR FORNECEDORES PARA EVENTO
Depois de decidir com quais fornecedores você vai trabalhar, é preciso alinhar com os responsáveis por atendê-lo todos os detalhes para o evento. Alguns fornecedores vão atender o evento durante a sua organização, como instalando aparelhagem, e outros provavelmente vão fornecer o seu produto ou serviço no dia ou dias do evento.
Nesse grupo entram os responsáveis pelos comes e bebes, seguranças e outros. Há também quem vai trabalhar mais após o evento ocorrer, como o pessoal da limpeza. Além disso, quando for contratada uma agência de publicidade para dar conta da divulgação do evento, eles vão continuar a fornecer os seus serviços mesmo depois a sua realização, caso o trabalho deles englobe a avaliação com o feedback dos convidados e participantes.
Para que todo esse planejamento não possua falhas é importante ter tudo anotado, a respeito dos dias e horários que os fornecedores devem entregar produtos e dispor dos seus serviços. Esteja certo de que eles estão a par dos procedimentos. Também é indicado que você sempre tenha cartas na manga para eventuais contratempos.
Fonte: Acorde Cultural | www.acordecultural.com.br
Postado por: Central Brasileira de Shows | www.centralbme.com.br