Via: Acorde Cultural
O checklist eventos corporativos é fundamental para organizar com sucesso tudo o que você precisa. Por mais que você tenha tudo na ponta da língua, é importante também colocar tudo na ponta do lápis.
Essa medida é ideal ainda quando não se organiza um evento sozinho e é preciso que todos estejam a par das informações relevantes a respeito do mesmo.
O mais comum é que se faça o checklist em uma planilha de Excel, dessa forma, fica mais fácil também de enviar para os profissionais que devem acompanhar cada fase da organização. Os elementos de cada planilha ficam a cargo do organizar do evento, sendo que quanto mais informações existir e mais detalhadas elas forem, melhor.
Assim, não se corre o risco de deixar algo de fora por esquecimento. Uma sugestão de planilha para checklist de evento é que conte com os campos a seguir:
Nome do evento;
Data de realização;
Local do evento;
Público estimado;
Cronograma de atividades.
Não existe um modelo padrão de lista para ajudar você a organizar o seu evento, sendo que alguns itens sempre devem estar sempre presentes e outros podem variar de acordo com o tipo de evento a ser realizado. Dessa forma, outro exemplo de checklist é o seguinte:
Local;
Preparação;
Recursos humanos;
Recursos materiais;
Alimentos e bebidas;
Pós Evento.
É possível perceber que no segundo exemplo os campos escolhidos são mais amplos, sendo ainda que ambos podem se complementar. Caso ache necessário é possível ainda incluir mais itens no seu checklist para eventos corporativos. O importante é que para cada campo da sua planilha sejam definidos prazos e profissionais responsáveis pelas tarefas.
COMO FAZER CHECKLIST PARA EVENTOS
É necessário ainda que exista um espaço na sua planilha para descrever em que fase cada atividade está, ou seja, se foi ou não concluída. Por isso as planilhas no computador são mais eficientes, já que nelas é possível alterar informações com facilidade e compartilhar com os demais a lista atualizada.
Campos como nome do evento, data e local, por exemplo, embora sejam informações fixas, é importante acrescentar ao checklist porque isso pode ajudar a defini-los melhor, caso ainda não tenham sido escolhidos. Também ajuda a identificar seo que foi escolhido foi o melhor.O nome do evento, por exemplo, deve ser fácil de memorizar.
Ao mesmo tempo, ele deve deixar bem claro do que se trata o evento. Mais importante do que o nome do evento é a data da sua realização, pois conforme o tipo de evento é possível que existam na mesma data outros que tenham o mesmo público alvo e, se eles já foram divulgados, o melhor é não concorrer com eles, mas sim, escolher outro dia.
DICAS PARA FAZER UM CHECKLIST DE SUCESSO
O local e o público estimado devem ser aspectos pensando juntos, pois ao definir qual o limite de participantes ou quantas pessoas estarão interessadas no evento é mais fácil de visualizar onde elas estarão melhores acomodadas.
Pense em um local de fácil acesso, que suporte não apenas os participantes, mas todos os demais acessórios que devem ser instalados no local. O lugar deve ainda seguir as normas de segurança e estar em boas condições para comportar o seu evento.
Quanto às atividades que estão programas, é importante que você as detalhe o máximo possível, descrevendo em poucas palavras o seu objetivo. Conforme o tipo de evento pode ser necessário ainda acrescentar informações como fornecedores, contatos, prazo de conclusão, lista de pagamentos.Deixe ainda um espaço para as possíveis observações que devem ser adicionadas ao checklist.
Fonte: Acorde Cultural | www.acordecultural.com.br
Postado por: Central Brasileira de Shows | www.centralbme.com.br
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