Via: Acorde Cultural
A área de produção de eventos é sempre cheia de imprevistos, porém esses percalços não acontecem só com o produtor, mas os fornecedores também podem enfrentar problemas que tumultuem o seu planejamento.
Um desses problemas e que gera grandes dores de cabeça é quando o local do evento cancela a sua reserva. Nenhum evento acontece sem um local adequado, devidamente decorado e preparado para receber convidados e participantes.
O que fazer quando o seu fornecedor te deixa na mão cancelando a reserva do espaço para o evento? Reunimos algumas sugestões que podem facilitar a sua vida nesse momento doloroso:
1- VERIFIQUE A VERACIDADE DAS INFORMAÇÕES
É sempre bom saber o motivo pelo qual o salão, buffet ou sala cancelou. Pode ser por algum conflito de agendas, imprevistos envolvendo a equipe de apoio, ou situações mais sérias como algum embargo ou falta de liberação e alvará de funcionamento. É bom saber o que causou o cancelamento para que você possa pensar nas possibilidades e propor uma saída sem mudar de lugar. Além disso, ajuda a estabelecer uma relação de confiança com o seu fornecedor saber exatamente o que pode tê-lo impedido de manter o compromisso com você.
2- AVISE OS ENVOLVIDOS IMEDIATAMENTE
No caso de um cancelamento de reserva comunique toda a sua equipe e os responsáveis pelo planejamento do evento. É importante que todos estejam cientes do imprevisto para que possam junto com você criar estratégias para minimizar o problema e não comprometer o desenvolvimento do trabalho. Os fornecedores também precisam ser avisados, pois pode ser necessário interromper ou alterar a produção de material para o seu evento
3- PROCURE A MELHOR ALTERNATIVA SEM ALTERAR O LOCAL
A partir do momento que você sabe o motivo que levou a empresa a cancelar a sua reserva, é possível pensar em alternativas para evitar a transferência do seu evento para outro local. Se o problema estiver relacionado a um conflito de agenda com outro evento, por exemplo, alterar a data pode resolver a situação. Mas se ficar inviável para você alterar a data, a solução é realmente buscar outro local.
4- REPENSE O FORMATO DO EVENTO
Analise a possibilidade de alterar o formato original do evento de forma que você consiga adaptar tudo o que tinha sido planejado para outra estrutura. Nem sempre será possível encontrar outro local tão adequado quanto o anterior, por isso é preciso arregaçar as mangas e adaptar. Converse com seus fornecedores para alterar, se for preciso, os formatos de banners e a quantidade de material impresso a ser produzido.
5- PLANO DE AÇÃO DE COMUNICAÇÃO
Se realmente não for possível encontrar uma solução para manter o evento no mesmo lugar, monte, juntamente com a sua equipe, um plano de ação de comunicação. O objetivo é informar os convidados, palestrantes, atrações, clientes da mudança de planos. Prepare-se para momentos de tensão com algumas dessas pessoas, por isso é bom ter sempre algumas soluções na manga para garantir que tudo vai dar certo apesar dessa alteração. Crie canais de comunicação para atender o público do evento com rapidez e eficiente e ninguém vai realmente se importar com o ocorrido.
6- TENHA SEMPRE UM PLANO B
Não aposte todas as suas fichas num só local, tenha um plano B para o caso de imprevistos como esse acontecerem. Mantenha no seu radar outros locais que também tenham capacidade de receber o seu evento com a mesma qualidade e não seja pego despreparado.
Por fim, uma das maiores qualidades de um produtor de eventos é o jogo de cintura. Portanto, seja flexível e não queira resolver tudo sozinho. A sua equipe está aí para ajudar no que for preciso!
Fonte: Acorde Cultural | www.acordecultural.com.br
Postado por: Central Brasileira de Shows | www.centralbme.com.br