Planejar um evento de última hora é sempre uma atitude não recomendada. Porém, sabemos que pode acontecer.
Nesse tipo de situação é preciso ter cuidado, atenção e senso de urgência redobrados. Afinal, seu evento precisa ser um sucesso!
Além dessas atitudes básicas, algumas dicas irão ajudar a enfrentar essa situação para que você conquiste os resultados desejados.
Planejar evento de última hora: dicas para o sucesso
1. Pare, respire, planeje
Chegou uma demanda de um evento com o prazo para organizar mais curto que o ideal? Nada de desespero.
Se formos nos deixar levar pelo nervosismo muito provavelmente nossas ações serão confusas, pouco eficazes e com maior chance de erros.
Parar para planejar e organizar cada passo não é uma perda de tempo, pelo contrário. É ganho.
2. Delegue as tarefas para cada pessoa
Em uma situação de um evento de última hora, ser capaz de delegar tarefas é ainda mais importante.
Você irá precisar do envolvimento de toda sua equipe para dar conta de tudo.
Essa atitude, além de aumentar a produtividade, será ótima também para que não se sobrecarregar.
Quem está organizando o evento pode ter um olhar mais geral, contudo, é preciso contar com pessoas focadas em cada tarefa para minimizar as chances de erros.
3. Trabalhe com prazos
Planejar evento de última hora requer muito rigor com os prazos. Cada minuto conta e faz a diferença.
Determine prazos possíveis para a realização de cada tarefa e faça o máximo esforço para que eles sejam cumpridos.
Quanto melhor for a relação entre cronograma previsto e realizações maiores serão as chances de o evento ser um sucesso.
4. Parceiros e fornecedores são importantes
Quem trabalha com organização de eventos precisa contar com uma lista de parceiros e fornecedores diversificada.
O ideal é ter o contato de mais de um fornecedor de cada aspecto necessário para seu evento.
Assim, em caso de um não poder ajudar ou não poder entregar na data desejada, outro poderá realizar o serviço.
5. Contratar artista para atrair público
A depender de seu evento, uma boa saída, para driblar o pouco tempo de divulgação, é contratar um artista renomado.
Um nome forte do meio artístico é capaz de atrair um bom público, mesmo que haja pouco tempo de promoção.
Aqui o grande desafio que pode ser encontrado é a compatibilidade de agendas.
Uma dica é, durante o planejamento, levantar uma lista com opções que acreditam ser compatíveis com seu evento.
Se estiver aberto a possibilidades, é certo que você irá encontrar e contratar um artista para abrilhantar e coroar seus esforços de planejar um evento de último hora.
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Até a próxima!
Postado por: Central Brasileira de Shows | www.centralbme.com.br