Via: Acorde Cultural
Organizar um evento cultural não é fácil, e você organizador já deve ter percebido isto ao longo de sua carreira, certo? E para quem ainda está no começo, é válido alertar: eventos culturais costumam exigir muito planejamento para que o resultado esteja à altura do esperado.
Mas não estou dizendo isso para desanimar vocês, é claro que é possível corrigir e até evitar os erros mais comuns na organização de um evento cultural. O que você precisa, a partir de agora, é estar atento e não perder nenhum detalhe das dicas a seguir!
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PLANEJAMENTO DESALINHADO COM O PRAZO
Eu sei parece bem óbvio… Mas este é um dos erros mais comuns de organizadores. Seja antecipado demais, seja em cima da hora, o planejamento não pode estar nunca desalinhado com o prazo. Ou melhor, com Os Prazos necessários para que ele aconteça
Explico. Vamos imaginar que você esteja a frente da organização de um evento cultural de grande porte que ocorrerá somente daqui a 12 meses. Parece cedo para planejá-lo, mas você decide se antecipar para que tudo fique em ordem…
Aí está um erro possível: se você se antecipa demais, verá ao longo da produção que muitas coisas não podem ser programadas com tal antecedência, comprometendo totalmente o alinhamento das datas no futuro. E se isso acontecer, você deverá administrar cada etapa sem que o tempo se transforme no seu inimigo.
Mas se o evento vai acontecer daqui a 2 meses e você somente agora começou a planejar, também há grandes chances de errar em vários pontos, sobretudo na contratação de espaço, artistas, programação do marketing, etc.
O planejamento deve estar alinhado com o prazo e cada evento tem uma necessidade diferente. Esteja atento a isso sempre e poderá riscar este erro da lista.
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CONTATO FAKE
Ok pode ser que o contato não seja fake, mas neste meio muitas vezes perdemos tempo apostando em contatos que não são bons e não nos levam à realização que precisamos. Um bom networking sempre ajuda, mas você também deve ter um plano para lidar com essas questões quando se deparar com a situação.
Exemplo: você recorre a um contato intermediário para confirmar presenças ilustres ao seu evento. E você segue direitinho o plano: liga com antecedência, segue os padrões de solicitação, envia materiais, etc. Só que aí você segue envolvido no restante da programação e deixa a cargo deste contato a missão de garantir as presenças.
Erro comum na organização, e que deve ser evitado imediatamente. Sempre que precisar de um intermediário para qualquer tipo de serviço, mantenha na lembrança o compromisso de cobrar confirmação. Não deixe a cargo dos outros, pois isto poderá lhe custar caro.
Outra forma de evitar isto é procurar trabalhar com empresas e pessoas recomendadas, a chance de erro é menor e você cria relacionamento com quem pode ser útil nas próximas vezes.
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FALTA DO PLANO B
Isso é regra para qualquer tipo de evento, mas no caso de eventos culturais o peso é maior ainda. Você precisa sempre ter um plano B… Por vezes também o C, o D, o F…
Sim! Pois as coisas podem dar errado em vários momentos e não há espaço para desespero. Se você divulga atrações que posteriormente são canceladas, não poderá apenas retirá-las da programação. Isso prejudica sua imagem e o público não verá com bons olhos.
Tenha sempre outras possibilidades para cada situação. Local de realização? Pelo menos dois espaços de igual porte. Serviços? Três empresas de confiança. Comida? Marque três para testar antes de confirmar. Atrações? Para cada atração, uma substituição possível. Para a atração principal, tenha outras duas com mesmo peso na manga.
Bom pessoal, estas são 3 dicas básicas de erros que não podem acontecer (mas que acontecem! rs) no seu evento cultural. Já aconteceu com você?
Fonte: Acorde Cultural | www.acordecultural.com.br
Postado por: Central Brasileira de Shows | www.centralbme.com.br