Então sua empresa resolveu organizar um evento corporativo e se valer de todos os benefícios dessa prática?
Ótima notícia!
Mas, se essa é a primeira vez que tomam essa decisão provavelmente estão cheios de dúvidas. Mas tudo bem. Isso é bem comum!
Afinal, para que tudo corra conforme as expectativas, é preciso se atentar a uma série de detalhes, entre eles a parte burocrática.
Como tirar o alvará para seu evento corporativo?
Uma das obrigações legais de quem irá produzir um evento, seja ele corporativo ou não, é solicitar o alvará junto à administração local.
É importante contar com o documento, evitando complicações como multas e até mesmo o cancelamento pelos agentes de fiscalização.
Esse alvará temporário deve ser requisitado a cada novo evento. Não importa o tempo decorrido entre uma edição ou outro.
Se você é desses que odeia burocracia, fique tranquilo! Embora o nome assuste, conseguir um alvará para eventos é mais fácil do que você imagina.
Veja abaixo 4 passos que separamos para guiar você nessa jornada de promover um evento corporativo de sucesso e regulamentado.
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Planejamento é a chave
Você logo irá perceber que quando falamos de organização de eventos um bom planejamento é fundamental.
Não pense que você irá conseguir seu alvará da noite pro dia.
É recomendado iniciar o processo de obtenção até 40 dias antes para eventos de grande porte, e até 15 dias para os de menor porte.
Se passar desse período, corre-se o risco de não obter a liberação a tempo.
Mas atenção: não se esqueça de considerar a realidade local. O documento é emitido pela prefeitura e pode haver variações.
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Prepare os documentos
A documentação obrigatória irá depender muito do tipo de evento, porte, quantidade de convidados, presença de menores e local de realização.
Contudo, os principais que atendem a maioria das solicitações são:
- Termo de responsabilidade, preenchido e assinado;
- Contrato e certificado de empresa segurança contratada bem como plano de ação para o local do evento;
- Contrato de locação;
- Laudo técnico de segurança e anotação técnica de responsabilidade;
- Cópia de comunicação à polícia e corpo de bombeiros;
Além desses o solicitante deverá apresentar:
- Cópia do RG;
- Cópia do CPF;
- Comprovante de residência;
- Cópia de IPTU do imóvel ocupado pelo solicitante.
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Classifique corretamente seu evento
Há, ainda, variáveis que dependem do tamanho, atrações, estrutura utilizada etc.
Tenha isso claro no momento de solicitar o alvará e não se esqueça de nenhum detalhe para que não haja problemas.
Quanto à classificação, os eventos são divididos em: pequeno porte (até 25.000 pessoas), médio porte (25.000 até 100 mil pessoas), grande porte (acima de 100 mil pessoas).
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Requerimento junto à prefeitura
Ao realizar solicitações, encontrar o órgão responsável pode ser um desafio.
No caso dos alvarás de evento, esses são sempre emitidos pelas prefeituras e é lá que se deve procura informações.
A boa notícia é que a solicitação é gratuita e, em muitas cidades, há a opção de realizar o requerimento de forma on-line.
Basta preencher e seguir as recomendações de cada município.
Em caso de dúvidas, solicite ajuda aos locais que trabalham regularmente com evento, como, por exemplo, empresa de segurança, buffet e outros.
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Até a próxima!
Postado por: Central Brasileira de Shows | www.centralbme.com.br