Um evento corporativo é uma excelente oportunidade para aumentar a integração entre equipe, se aproximar de parceiros ou clientes, dentre outros fatores.
Ele atua positivamente sobre o que há de mais importante para as empresas: relacionamentos. Sejam eles internos ou externos.
Para que tudo corra perfeitamente e seu evento seja um sucesso, porém, é preciso organização e planejamento.
Confira nossas 5 dicas com o que você precisa para organizar e produzir eventos memoráveis em sua empresa!
Organizando eventos corporativos com sucesso
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Forme uma comissão organizadora qualificada
Organizar um evento sozinho é um desafio que dificilmente será cumprido de forma satisfatória.
Para não ficar sobrecarregado, o primeiro passo é juntar membros da equipe e formar uma comissão organizadora que seja capaz de atender suas necessidades.
Preferencialmente com pessoas que já tenham vivência em organização e planejamento desse tipo de evento.
Essa comissão está ligada diretamente à produção do evento e definirá data, atrações e tudo o que envolver o conteúdo necessário para a realização.
É importante também que ela esteja em contato constante com a comunicação e o financeiro.
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Um bom briefing é importante
Para que a comissão possa cumprir seu papel de forma satisfatória ela precisa conhecer a fundo suas intenções.
O briefing reúne um conjunto de informações que permitirá aos envolvidos desenvolverem o evento corporativo conforme sua expectativa.
É uma das principais ferramentas de planejamento e deve ter, obrigatoriamente, as seguintes informações:
- Escopo;
- Informações sobre o cliente ou empresa;
- Objetivo do evento;
- Público-alvo;
- Características do público-alvo e do objetivo.
A partir do briefing é definido o plano de ação que deve ser controlado e monitorado minuciosamente.
Uma planilha de planejamento estratégico é uma excelente aliada nesse momento e deve ser utiliza em todas as etapas.
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Pesquise e contrate os melhores serviços
Para que seu evento seja um sucesso, a contratação dos prestadores de serviços é um ponto crítico que deve ser observado com cuidado.
São muitas as empresas disponíveis no mercado, o que exige uma pesquisa apurada para
Lembre-se de que um serviço de má qualidade torna a experiência de seus convidados desagradável.
E o pior: esse juízo de valor irá recair também sobre a sua empresa, afinal, é seu nome que está sendo divulgado.
Não se precipite, acerte na contratação dos serviços que serão utilizados em seu evento com cuidado e após muita pesquisa.
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Vá em busca de patrocinadores
Se o seu evento for voltado ao público externo, buscar patrocinadores é sempre uma excelente opção.
Procure as empresas que estejam relacionadas de alguma forma com o tema ou público de seu evento.
Aqui, o patrocínio não precisa ser em dinheiro, necessariamente. A permuta também é uma solução bem-vinda e uma boa opção para reduzir custos.
Antes de negociar qualquer patrocínio, tenha seu projeto pronto e bem definido. Você estará vendendo uma ideia.
Outro ponto importante é não prometer aquilo que não poderá cumprir. Respeite sempre seu acordo.
Caso contrário sua imagem sairá queimada no mercado.
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Divulgação é fundamental
Você quer que seu evento seja um sucesso de público? Capriche na divulgação.
São diversas as ações que podem ser realizadas, especialmente nos meios digitais e mídias sociais.
Utilize essas ferramentas para atrair, mas também para gerar expectativa e engajamento.
Foque no público-alvo definido anteriormente no briefing para que suas ações tenham maior efetividade.
Nesse momento cuidado com as informações. Elas necessitam ser completas e corretas.
Tome esses cuidados ao organizar seu evento corporativo e você estará mais perto de ser um sucesso!
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Até a próxima!
Postado por: Central Brasileira de Shows | www.centralbme.com.br