Via: Acorde Cultural
Ter o orçamento em mãos é o jeito mais simples de precificar eventos de médio e grande porte. A regra é simples, ao saber quanto o evento que você está promovendo vai custar, basta somar a ele o lucro que deve ter. Porém, para chegar e esse cálculo bastante simples é preciso levar diferentes aspectos em consideração, inclusive, se o dinheiro disponível é suficiente.
Caso não seja, é possível buscar patrocinadores para suprir os custos necessários para a realização do evento. Outra coisa importante de fazer a coisa acontecer é apertar o seu orçamento, diminuindo custos que possam ser cortados ou reduzidos sem colocar em risco a qualidade do evento.
Quem tem experiência em precificar eventos costuma já saber o que primeiro pode ser cortado dos gastos. Para facilitar esse serviço, uma dica é orçar o evento sempre colocando pra cima os valores, assim, na hora de reduzir custos é possível identificar mais rapidamente o que pode funcionar mesmo com menos dinheiro.
Além disso, quando se trata de um evento de médio ou grande porte, alguns itens do orçamento definitivamente não podem ser reduzidos e, nesse caso, muitas vezes é preciso apelar a novos patrocinadores. Porém, isso nem sempre é um problema, pois eventos maiores costumam ser promovidos por empresas de renome, que facilmente encontram parceiros interessados em ter o seu nome atrelado a ela.
COMO PRECIFICAR EVENTOS DE MÉDIO E GRANDE PORTE
Quando é cobrado um valor de ingresso para o evento, a sua precificação é ainda mais importante, pois é a partir dela que será calculado o preço ideal da entrada. Porém, o valor do ingresso nem sempre depende apenas da precificação, pois se o custo do evento for alto, é bem possível que os ingressos também sejam, o que pode inviabilizar a procura do público.
Mais uma vez se faz necessário buscar patrocinadores que possam investir pesado no seu evento, ainda mais quando se trata de shows e conferências em que existe alto gasto com os artistas ou palestrantes. Entre eles, podem ser enumerado o que se gasta com passagens áreas, hospedagem, refeições, etc, ainda mais se foram vários profissionais convidados.
Também é preciso considerar que quanto mais famosos eles forem possivelmente mais gastos haverá, com hospedagens mais caras, translados, refeições em lugares badalados, etc. Nesse sentido, outra dica é sempre calcular o valor de um item e um pouco mais para qualquer imprevisto. Mas isso é só uma parte muito mínima do orçamento, que conta com N itens.
Se for um espetáculo é possível ainda listar no orçamento os gastos com iluminação, aparelhagem de som, seguranças, aluguel do espaço, técnicos de áudio, vídeo e luz, pessoal de apoio, etc. Em alguns casos é preciso ainda incluir no orçamento o valor do coquetel, quando são oferecidos comes e bebes aos participantes ou apenas aos convidados que vão realizar o show, palestra, espetáculo, etc.
ESTRATÉGIA PARA PATROCÍNIO
Em geral, buscar patrocinadores é inevitável quando se fala em eventos de médio e grande porte. Por isso, é preciso ter uma boa estratégia de marketing nessa hora. Os candidatos a patrocinadores não vão querer gastar dinheiro com ideias que não sejam realmente atraentes para o seu negócio.
Ninguém patrocina um evento apenas porque acha a ideia interessante ou porque é fã do artista que vai se apresentar, mas porque sabe que aquele evento vai beneficiar a sua imagem, vai conquistar mais clientes indiretamente e/ou porque o evento agrega valor a sua marca. Um bom exemplo são os eventos politicamente corretos, como sobre sustentabilidade. Qual a empresa não vai querer mostrar que também contribui para o meio ambiente?
Nessa hora, portanto, é preciso ser prático, listando os possíveis patrocinadores que teriam interesses diretos ou indiretos e, preferencialmente, imediatos de ter o seu nome associado ao seu evento. Uma forma de filtrar empresários e aumentar as chances de mais facilmente conseguir os patrocinadores é buscando o apoio dos fornecedores.
Quando os fornecedores não cobram pelos seus serviços ou produtos que serão utilizados em um evento eles se tornam apoiadores e, assim, o orçamento necessário para a realização do evento é reduzido. Essa também é uma forma eficiente de ajustar o orçamento sem afetar a sua qualidade.
Um exemplo é pedir apoio da empresa que aluga a aparelhagem do som, no caso dela se tornar uma apoiadora, não vai cobrar pelo aluguel, além de mostrar que está ajudando a promover o evento, fortalecendo a sua marca a ganhando publicidade.
ATENÇÃO AOS DETALHES
Para que tudo ocorra dentro do previsto e sem imprevistos, o orçamento deve ser levado muito a sério. O melhor é que ele seja feito em uma planilha e que todas as informações sejam acrescentadas a ela. É preciso ter cuidado até mesmo na hora de digitar um número, pois de faltar um zero o cálculo final vai ficar diferente do que realmente é preciso.
Outra dica é sempre pesquisar em mais de um fornecedor os preços. Porém, alguns promotores de evento costumam fazer parcerias sempre com os mesmos fornecedores. Nesse caso, a dica é pedir um desconto, de modo informal, em nome de todos esses eventos em que vocês já veem trabalhando juntos. Lembre-se da máxima “quem não chora não mama”.
Quem promove um evento também deve ter uma equipe responsável, ainda mais quando o evento for médio ou grande, sem pensar que pode resolver tudo sozinho, não é assim. Além disso, muitas vezes, para precificar um evento é preciso esperar o orçamento dos fornecedores e, por isso, essa parte deve ser uma das primeiras na hora de organizar o evento.
Faça um plano de ação e o siga, colocando o orçamento no topo da lista, pois enquanto os orçamentos dos fornecedores são aguardados é possível agilizar outras questões do planejamento do evento, mas considerando que a precificação não foi finalizada. Mais um motivo para você arredondar os números sempre para mais.
Fonte: Acorde Cultural | www.acordecultural.com.br
Postado por: Central Brasileira de Shows | www.centralbme.com.br