Via : Acorde Cultural
Organizar um coquetel pode ser uma boa forma de apresentar um novo produto ou serviço e permitir que tanto o público interno como o externo de sua empresa possam interagir.
A verdade é que esse é um formato de evento fácil de organizar e que permite um ambiente mais descontraído. Inclusive, a palavra coquetel refere-se a uma bebida colorida, alegre e de graduação alcoólica baixa, que tem o intuito de deixar os participantes a vontade e ao mesmo tempo atentos ao que lhes é apresentado.
Lançamentos, confraternizações e inaugurações são alguns exemplos de eventos que podem ser organizados no formato coquetel e que vão agradar bastante ao público-alvo.
E se você tem em suas mãos a tarefa de organizar um, veja agora como organizar um coquetel para colaboradores e clientes!
QUAL O OBJETIVO DO COQUETEL?
Defina qual o objetivo do coquetel a ser realizado. Será o lançamento de um livro? A inauguração de uma loja ou exposição? Tudo isso precisa estar bem alinhado na fase do planejamento do evento e, acima de tudo, tem que ser informado de forma clara no convite enviado tanto aos colaboradores quanto aos clientes.
Sem contar que ao definir o objetivo do coquetel você já terá uma noção da quantidade de convidados e espaço necessário para a realização do mesmo.
PLANEJAMENTO
Qualquer evento, com qualquer finalidade e de qualquer porte, só será bem sucedido de houver um bom planejamento e tudo começa com o básico: objetivo, data, local e comunicação visual.
Se o objetivo for o lançamento de um produto, a ambientação pode ser toda voltada para as cores da marca ou características do produto.
Dependendo da quantidade de participantes, você pode se ver obrigado a alterar o local, pois é preciso acomodar os seus convidados confortavelmente.
Como se pode ver, por mais que se trate de um evento menor, com menos etiqueta e com duração menor, são muitos os detalhes que devem ser pensados na fase de planejamento.
DEFINA O LOCAL ONDE O EVENTO SERÁ REALIZADO
Dentro da própria empresa, em salão de festas próprio? Espaço alugado? Restaurante ou em local disponibilizado pelo cliente parceiro?
As possibilidades são inúmeras. O local onde se dará o coquetel define o estilo da festa e também a quantidade de convidados. Ou seja, é preciso saber onde se dará o evento para então encaminhar convites.
Às vezes, se trabalha com o sentido inverso, ou seja, só depois de saber a quantidade de pessoas confirmadas é que você terá condições de definir o local.
O importante é que o espaço não fique muito cheio e nem muito vazio. Um coquetel não exige mesa e cadeira disponível para todos os convidados, mas é sempre bom pensar em alguns pontos de apoio com mesinhas para deixar copos e pratos, ou sofás e poltronas para acomodar idosos e gestantes.
ORÇAMENTO DISPONÍVEL PARA O COQUETEL
Saber de antemão qual é a verba disponível é fator fundamental para a organização de qualquer evento. Pois é através de seu orçamento que você poderá definir quanto pode gastar em locação de espaços, contratação de pessoal – recepção, buffet, segurança, por exemplo – e até mesmo na decoração do ambiente.
Tenha anotado tudo aquilo que é essencial para um bom funcionamento do evento e procure economizar apenas no que não for estritamente necessário.
Muito cuidado com a famosa “economia burra”, ou seja, deixar de investir em algo de melhor qualidade ou que faça realmente a diferença no seu evento para economizar um valor irrisório.
HORÁRIO DE REALIZAÇÃO DO COQUETEL
Coquetéis costumam ser realizados no período da noite, após o horário do expediente, começando entre 18h e 19h e levando no máximo 2 horas de duração.
É permitido estender o evento por trinta ou quarenta minutos a mais caso note que os convidados estão sem pressa de ir embora e descontraídos com o ambiente.
Vale comentar que o horário e a duração do evento devem estar impressos no convite, para evitar possíveis problemas com o local do evento ou com os participantes. Assim os convidados sabem que após o fim do coquetel não haverá mais a oferta de bebidas ou alimentos à sua disposição.
DECORAÇÃO DO AMBIENTE
A decoração varia de acordo com o tema do coquetel. Se é algo voltado ao público infantil, como o lançamento de um livro ou brinquedo, ou inauguração de uma loja é possível apostar em algo mais lúdico e colorido.
Agora, se tratando de temas mais sóbrios, uma luz escura e cores como azul e branco podem ajudar a deixar o ambiente mais aconchegante para os convidados.
A decoração do ambiente não pode ser algo pesado ou carregado, mas usar arranjos de flores sempre cai bem. Arranjos com frutas revestindo vasos de vidro também ficam bem charmosos e combinam bastante com a proposta do evento.
O visual pode ficar mais incrementado dependendo das taças e louças utilizadas. Se estiver de acordo com a temática do evento, aposte no gelo com flores ou frutas, eles ficam lindos e são bem fáceis de fazer. Basta comprar flores comestíveis e frutas cortadas em pedaços pequenos, colocar uma ou mais em cada cubinho da forma de gelo. Vai dar o que falar!
Lembre-se que em coquetéis o que se deseja é que os convidados circulem pelo ambiente e interajam entre si, dessa forma poucas mesas são necessárias.
Não deixe de garantir a limpeza do espaço antes e durante o evento. Se for um encontro para muitos convidados, defina uma pessoa responsável para checar os banheiros e recolher os pratos e copos a cada 20 ou 30 minutos.
Se o coquetel for mais íntimo e para um número menor de convidados, distribua alguns cestos de lixo em pontos estratégicos para que os próprios convidados se encarreguem de se livrar dos objetos usados.
COMES E BEBES DO COQUETEL
Em coquetéis você pode optar por dois formatos de servir os comes e bebes. Tudo depende do tamanho do evento organizado.
Pode haver uma mesa de canto na qual cada pessoa se serve à vontade ou garçons circulando pelo ambiente. Se o coquetel pro feito para um grupo pequeno e íntimo, entre 20 e 30 convidados, o anfitrião consegue atender a todos com tranquilidade. Se a festa tiver uma quantidade maior de participantes, é recomendável contratar garçons, copeiras ou até mesmo um barman.
A quantidade de comida e bebida varia de acordo com o perfil dos convidados. Se a maioria for de mulheres e crianças, será preciso providenciar menos comida. Existem à disposição, na internet, diversas calculadoras próprias para ajudar a definir a quantidade ideal de comida e bebida para qualquer evento. E as empresas fornecedoras têm o expertise necessário para auxiliar você nesse cálculo.
O cardápio de um coquetel deve ser escolhido com cuidado e não substitui um jantar. É importante que os convidados não fiquem bebendo de estômago vazio, pois além de indelicado, isso pode gerar problemas com aqueles que passam um pouco da conta.
O ideal é investir em um cardápio de finger foods que dispensam o uso de prato, são de fácil manuseio, práticas e sofisticadas.
Uma das vantagens de se optar pelo finger food é que o efeito visual gera um certo destaque pela modernidade. Existem diversas formas de servir esse tipo de comida, invista em mini espetinhos decorados, presunto de parma, camarão, mussarela de búfala, rolinhos de abobrinha com queijo e damasco.
Você também pode servir pequenos petiscos como sanduíches, docinhos gourmet, mini pastéis, mini quiches, tarteletes recheadas, mini suflês, salgados finos e até mesmo canapés e patês. Tudo precisa ser fácil de ser manuseado e colocado na boca por inteiro.
No caso das bebidas é indicado servir sucos, chás, espumantes, vinhos, coquetéis de frutas com e sem álcool. Se o coquetel for ocorrer em um congresso ou feira, a bebida a ser oferecida deve ser sem álcool.
Não deixe de oferecer também água e refrigerante e tenha um cuidado especial com o material para servir como os copos, talheres e guardanapos. Um coquetel é um evento menos sofisticado, mas que não deve ter um visual descuidado.
IMPULSIONE O SEU EVENTO
Um coquetel de lançamento de um produto ou de uma inauguração são ótimas oportunidades de divulgação! Convide jornalistas, blogueiros, pessoas influentes e formadores de opinião que estejam de certa forma relacionados ao produto ou serviço.
Dessa forma você estará pensando além das expectativas do seu cliente e garantindo que o seu evento gere propaganda positiva e bons negócios no futuro.
Como você pode ver, organizar um coquetel para colaboradores e clientes é algo fácil e prático, basta trabalhar com um ambiente descontraído, que permita a interação dos seus convidados e servir comida e bebida de boa qualidade.
Fonte: Acorde Cultural | www.acordecultural.com.br
Postado por: Central Brasileira de Shows | www.centralbme.com.br