Organizar eventos é um processo trabalhoso. E, quanto mais gente participar, maiores serão os desafios.
Para quem não tem experiência prévia, organizar um evento para 500 pessoas ou mais pode ser assustador.
Se você quer vencer esse desafio e realizar um evento inesquecível para todos os envolvidos, confira as nossas 5 dicas abaixo.
Organizar eventos para 500 pessoas: 5 dicas para vencer o desafio
1. Seja organizado
Se você quer ter sucesso na empreitada de organização de eventos você precisa ser organizado.
Antes de iniciar a busca por todos os itens necessários que farão o evento acontecer, faça um bom planejamento.
Monte um cronograma com todas as tarefas que serão necessárias e seu prazo de execução.
Além disso, contar com tabelas comparativas de cotação de fornecedores será de grande valia para suas tomadas de decisão.
Outro ponto aqui é ter claro qual é o seu orçamento, bem como previsão de custos, gastos e entradas.
2. Encontre o local
Antes de contratar um show ou mesmo fechar com fornecedores você deve buscar o local onde ocorrerá o evento.
Além de contar com uma estrutura que acomode todos seus convidados e atenda às suas necessidades, a localização é fundamental.
Faça um levantamento prévio dos locais que tenham essas características e levante a disponibilidade na data pretendida e orçamento.
3. Procure por fornecedores
Para seu evento ser um sucesso e satisfazer seus convidados ter bons fornecedores é essencial.
Especialmente se durante seu evento forem servidas bebidas e comidas. Nesse caso é preciso calcular com destreza a relação custo x qualidade.
Tudo irá depender do tipo de evento e público que irá frequentá-lo.
Além disso, vale procurar referências e pesquisar bem para ter certeza que as empresas contratadas darão conta do recado.
4. Contrate shows
Com a sua estrutura encaminhada é hora de fechar com as atrações que se apresentarão em seu evento.
Defina o tipo de artista que gostaria. De preferência, levante mais de uma opção entre os que se encaixam na categoria.
Vale lembrar que contratar shows não significa fechar apenas com atrações musicais.
É recomendado que essa etapa, assim como as anteriores, seja feita com antecedência para não haver problemas de agenda.
5. Faça a divulgação
Aqui é hora de iniciar a divulgação de seu evento, realizando o convite ou vendas de ingressos.
Tenha a internet como uma grande aliada. Aproveite das ferramentas de marketing digital, como redes sociais e e-mail marketing.
Uma boa divulgação é fundamental, por isso, capriche nessa etapa. É ela que irá atrair seus convidados.
Siga esses passos, mantenha a tranquilidade e o planejamento. Assim organizar um evento de grande porte será fácil para você.
Gostou deste artigo? Continue acompanhando nosso blog e tenha acesso a mais dicas e informações sobre a organização de eventos.
Até a próxima!
Postado por: Central Brasileira de Shows | www.centralbme.com.br